Alla företag måste enligt lag ha en ordnad bokföring, och det innebär att praktiskt taget alla företag har någon typ av bokföringsprogram. För många små företag kan det vara tillräckligt, men när företag växer uppstår ofta behov av ett affärssystem.

Vad är ett affärssystem?

Mycket grovt kan man se ett affärssystem som ett antal olika moduler, som redovisning, order, lager och så vidare, kopplade mot en gemensam databas. De allra flesta system tillåter att man kopplar in ett valfritt antal moduler. Ett tjänsteföretag har till exempel sällan behov av en modul för lager. Trots att de olika modulerna egentligen är ganska standardiserade kan man justera/trimma affärssystemen med att sätta olika parametrar. Ett och samma system kan därför uppträda helt olika hos olika kunder, beroende på inställningarna.

Ett fullt utbyggt affärssystem hos till exempel ett producerande företag ger möjlighet till en mycket kraftfullare överblick än ett system för enbart redovisning. Några exempel:

  • En viktig post i balansräkningen för många företag är PIA, Produkter I Arbete. I ett affärssystem hämtas denna uppgift direkt från produktionsmodulen, och man får fram aktuella och korrekta uppgifter.
  • Materialinköp styrs förstås av inneliggande order men ofta låter man även uteliggande offerter påverka materialinköp. I ett affärssystem är det mycket lätt att ständigt se förslag på inköpsvolymer och anpassa efter uteliggande offerter.
  • Cash flow: En viktig parameter för företaget är förstås flödet av pengar in och ut ur företaget. Redan i ett ”vanligt” ekonomisystem kan man grovt se när man måste betala leverantörer och när man får betalt för fakturor till kunder. I ett affärssystem ser man mycket mer detaljerat vilken order som är på väg att levereras och vilket material som är på väg in. Man kan lätt få en analys på nivån enstaka dagar.

Installation

Den stora fördelen är utan tvekan den mycket förbättrade analysen och insynen i företaget. En ofta underskattad svårighet för företag, som skaffar affärssystem, är att underskatta betydelsen av en bra partner för installation och igångkörning. Det är inte så att affärssystemet är ett färdigt paket typ Microsoft Office, utan det kräver mycket inställningar och optimeringar.